仕事について 勉強:資格、教養

計画を立てることの本当の意味は優先順位とリカバリーの2つだと思う。

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お疲れ様です。

大手人材サービス会社で法務業務を担当している新一です。

今日は、前々から思っていた「計画を立てることの本当の意味」について書いていきたいと思います。

社会人になって、「計画を立てて仕事をしろ」とよく言われるようになった(「なってしまった」が正しいのですが…)のですが、計画を立てても仕事は勝手に入ってくるし、断ることもできないですし、時間外労働の削減ということもあり、いきなり時間外労働が制限されるようになったため、「計画の立てようがないじゃないか」と思うことが続きました。

そのようなことがあり、最近計画を立てる意味についてなんとなく頭がごちゃごちゃして、計画を立てる意味について考えた経緯があったので、備忘録的にまとめてみました。

結論は、見出し3に書きましたが、次の2つだと思ってます。

①どの仕事にどのくらいのリソース(時間、人数、費用)をかけるか決めるため。
 (時間が出来た時に「なにしようかなー…」となることを防ぐ効果もあります)

予想外のことが起きた場合にリカバリーをするため

最近②について、「あーそうか。」と思うことがありました。

それは下の記事を読んだときです。

いわれてみれば当たり前なのですが、意識はあまりできてませんでしたので、反省と今後もっと考えたいと思う気持ちを込めて、記事にしました。

「事前に計画を立てていれば、その遅延が全体にどのくらい影響を与えるのか、どの作業が押し出されるのか、提出までに間に合うのか、間に合わないのならどのタイミングでスケジュールの再調整をかけるべきか、先手先手で動くことができる。」(引用元:「計画を立てて仕事をすることがなぜ大事なのか」)

記事が読みやすくまとまっていたので、すごく頭が整理されました。

ちなみに、以下の、「必ずしも計画通りに動かないといけないわけではない」ということもいわれてみれば当たり前かもしれませんが「なるほど!」と思いました。

しばしば「計画を立てても変わるから意味がない」という人がいる。しかし、「計画を立てなさい」という話は「決めた計画通りに動きなさい」という話とイコールではない。(引用元:「計画を立てて仕事をすることがなぜ大事なのか」)

計画を立てることがなぜ大事なのか?という点は、上のブログでは、予想外のことが起きたときにリカバリーをするためという趣旨のようです。

 

1.大学生のころに考えていた「計画を立てる意味」は、「計画通りにいったら少しさぼってもよい」という判断をするため

自分は大学生のころ、「計画を立てても、計画通りにいかないことがほとんどのなのに、計画を立てる意味があるのだろうか?」と疑問に思っていた時期がありました。

これは、司法試験の第一歩目の大学院の受験の時でした。当時大学4年生だったので、22歳のころでした。

当時の自分は、「計画通りにいっていない場合、最大限努力して目標達成するように頑張るしかない。」一方、計画通りにいっている場合でも、「まだ目標を達成していないのだし、今後計画通りにいかないことを見越して、できることは今のうちにやっておいた方がよい」と考えていました。

ただ、「計画通りにいっている場合、少しさぼってもよい」と思っていました。

そのため、22歳のときに思っていた計画を立てる意味は、「さぼってもいいかどうかを判断するため」くらいに考えていました。

もうあまり記憶がないですが、このときは、リソースのかけ方や、リカバリーについてはあまり考えていなかったような気がします。

 

2.最近まで思っていた計画を立てる意味:リソースの分配を考えるため。

最近まで考えていた「計画を立てる意味」は、時間、人数、費用のかけ方を決めるためです。

自分の生活や仕事に置き換えると、「休憩」とか「遊ぶ」とかも含めて、「する順番」と「その時間」をかけるためです。

例えば、上司やお客様(自分は法務という部門なので、お客様は営業部門になります)の承認や返事が必要な場合は、自分一人でできる仕事より先にその仕事を行う必要があります。そうすると、「上司・お客様が明日いない場合には今日のお昼までには提出しなければいけない」→「午前中に打ち合わせが入らないようにスケジュールをブロックする必要がある」等がわかりますし、優先順位が「上司・お客様の承認をとる」より低い仕事については、「完成度を下げる」(1時間かけようと思っていたが、30分でできる内容に変更する)とか、明日に変更する・納期調整のメールを送るといったことができるようになります。

計画を立てないでおくと、(極端ですが)「あ、明日上司いないじゃん」となったり、「あ、予定をブロックするの忘れてて会議の招集が来た」とか、「直前になって仕事の納期調整しないといけない…やばい…」という悲惨な目に合うことなります。

また、残業の申請をする際に、「どの業務に、どの程度時間がかかるため、●時間残業します」等の説明がしっかりできる、というメリットもあります。

(※ただし、最近は急に残業規制が厳しくなっているため(うちの会社は働き方改革の影響が大きいです)業務が減っていないので、残業ができず、仕事は終わらないし給料(残業代)が下がる、という二重に困った事態になっています。。)

なお、計画を立てるためには、自分が抱えている仕事の量を把握していないとできません。

そのため、計画を立てることのメリットとして、仕事の抜け漏れが少なくなるというメリットもあります。

 

これは、プライベートでも当てはまると思うんですよ。

「おれは今ドラマを見ていてよいのか?勉強したほうがいいのではないか?」とかよく迷っちゃうんですけど、仮に3時間自由な時間があるとして、「勉強に必要な時間が大体2時間くらいかな」という計画が立てば、「1時間ドラマを見ても大丈夫」という判断ができるようになります。そして、「大丈夫」という判断ができているため、後ろめたい気持ちもなく、ドラマを見ることができるようになります。

※そういえば、いまさらながらHuluに登録しましたが、初回14日間は無料ですし、この期間で解約すると料金かからないようです。そして、仮に料金を払うとしても月額933円ですので、DVD借りるよりいいと思いました。動画もきれいです。

 

3.調べて「なるほど」と思った計画を立てる意味:計画を立てる意味は、計画通りにいかなかった場合のリカバリー策を考えるため。

 

「計画を立てて仕事をすることがなぜ大事なのか」という記事でなるほどと思ったことです。

「事前に計画を立てていれば、その遅延が全体にどのくらい影響を与えるのか、どの作業が押し出されるのか、提出までに間に合うのか、間に合わないのならどのタイミングでスケジュールの再調整をかけるべきか、先手先手で動くことができる。」

分解すると、計画を立てればイレギュラーなことが発生して計画が遅れた場合でも、

①その遅延がどのくらいの影響を与えるのか?の判断ができる。
→報告するかしないか、するとしてもどのように報告するか、の連絡ができる。

②どの作業を後ろに回すべきなのか?、どの仕事の完成度をどのくらい下げるのか?の判断ができる。

③計画を変更する場合、どのタイミングで、どのように計画を変更するのか?の判断ができる。

ということになると思います。

 

以上、計画を立てることの本当の意味でした。

ありがとうございました。

 

S新一

 

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