仕事について

【仕事】新人でも今すぐ真似できる、仕事を早く終わらせる超具体的な方法7選。

更新日:

お疲れ様です。
お仕事進んでますか?
自分はなんとか年末前に終わらせないといけない仕事は終わらせられましたが、基本いつもピンチです。

「早く仕事終わらせて、好きなこと
  したい。」

これはサラリーマン全員の願望ですよね。

そして仕事を早く終わらせるスキルは最も必要なスキルです。

頭ではわかっているのですが、なかなか仕事を早く終わらせることができません。

なんとか仕事を早くする方法を見つけなければ色々まずいです。

 

しかし、

仕事を早く終わらせる方法なんてあるのでしょうか?

実際、仕事が早い人がいるだけで、仕事を早く終わらせる方法は能力を上げる以外ないのではないでしょうか??
(つまり方法の問題ではなく、個人の能力の問題ではないでしょうか?)

と、思ったのですが、調べてみたところ、今からでも真似できそうな方法を7つ見つけましたので自分用のまとめノートにすると同時に、皆様にも共有させて頂きます。

 

 

1.一度にする仕事は1つだけ(同時進行しない)

 

まず、真っ先に見つけたのはこれです。

 

その理由は、

1つは、複数のことを同時に進めようとすると、常に脳の中に複数の仕事が存在するため、頭の回転にロスが生じるためです。

脳がアイドリングしている状態になり効率が悪いです。

また、ある仕事から別のある仕事に戻ってくるときに、ついさっき何を考えていたかを思い出す作業や、先ほどの仕事を再チェックをする作業が入ります。これが無駄な作業となり時間をロスさせます。

そのため、仕事の同時進行は絶対禁止です。

 

自分もこの方法を読んで

「あーそういえば、仕事の最中にメールが来て読んだり、電話がかかってきてその対応をして、終わってから再度先ほどの仕事に戻ると、『ん?どこまでやってたんだっけ?』となってしまっていたな…言われ見ればその通りなのに、まったく意識できていなかった…」と思って大きく反省しました。

※今では、区切りがついてから別の仕事をするか、仮に区切りが付かないうちに緊急の仕事が入った場合は、「●●●まで終了。●●●から開始」みたいなメモを付箋に書いて張っておくか、仕事の内容だけ聞いて折り返しにしてもらう等の対応をしています。
この方法によって、1日2時間くらい仕事が早く終わるようになった(新しい仕事を頂いたので、正確には多くの仕事が終わるようになりました)。

思い出す時間、再チェックする時間、複数のことが頭にあり集中できていない時間は本当に無駄です。

ちなみに、意識だけではなかなか方法を実行できないので、意識ではなく具体的な行為の形することが必要です。

私は、具体的には、何かを仕事をするときは、そのほかの仕事に使う道具や資料はいったんしまってしまう、という行為の形にしました

効果がありましたのでぜひご利用ください。

 

 

2.メールのフォーマットをつくって、デスクトップの端に保存しておく

これはブログやビジネス書を読んでいるとよく見る方法です。

私は、押印の申請や、社内の規程の申請、連絡用のメールを一回送ったらワードにコピーペーストして部署名や日付だけ「●●●」にして保存しておきます。

そして、そのワードのファイルをデスクトップの一番右側に保管しております。

なんで「端」(私の場合は右側に保存してます)かというと、ウィンドウを閉じずにそのファイルを開けるようにするためです。

 

3.小さい失敗は気にしない

私は小さいミスを結構気にしてしまうのですが、仕事に失敗はつきものです(ということみたいです。よかったです笑)

よーくみると、上司や先輩も小さい失敗をしております。
確かに小さい失敗(漢字の変換ミスとか)はしっかり謝っておけば、自分が心配しているレベル程問題になることはありません。。

むしろ、小さい失敗をしたことによって、それ以降の仕事が遅くなったり、積極性を失う方が問題です。

 

4.その仕事の「最低合格点」を探す

これは、大学受験の神様である和田秀樹先生の本で読んだことです。
つまり、上司やクライアントから頼まれたレベルに達しあとも細かいところをずっといじってその仕事を続けるのはただの「自己満足」であるということです。

おそらく、統計的に高学歴な人が仕事が早いのは、この「合格点」という意識が仕事にもあるためではないでしょうか(まだ推測のレベルですが)。

そこで、自分は、

①はっきり指示を受けている点、過去の仕事を見てもかなり細かく完成度高めで行われている部分→一番最初に始めて、その部分を中心に仕事をする。

②依頼主が特に何も指示していない点、過去の仕事でも細かくない点
→一応確認し(最近求められているクオリティが上がった場合は、やり直しになるおそれがありますので疑問を感じた場合には確認します)、特に指示がない場合は作りこまないで提出、としております。

細部にこだわっているよりは、時間以内に提出できる方が重要ですからね。

 

ただし、確認をしても提出した後に、「ここはこうしてほしかった。」とか、「言ってなかったけど前から(前任者のときから)本当はこうしてほしかったんだ。」とか言われる可能性は正直あります。

そうすると、「誰にも文句を言われないような仕事をしないといけない」と考えてしまうときがあります。

しかし、これを気にするとその仕事が終了しないので、要求されたところと自分が気になって確認したところの仕事が終わったら提出するほうがよいと思います。

 

5.メールを開くのは30分に1度にする

作業の最中にメールを読んでしまうと思考が分断します。

そのため、メールを読む時間を決めるべきです。もちろん、メールを返信するスピードは速い方がよいですが、30分以内に返信しなければならないほど緊急なことは、メールではなく電話で連絡きます。よって、メールを開くのは30分に1度で十分です。人によっては、1時間に1度、またはメールチェックの時間帯が1日に2回の人もいらっしゃいます。

 

6.資料作成の70%は手書きで行う

パワーポイント等の資料をつくるときに、最初からソフトを使って作ると、細かいところを一々修正するはめになり、無駄な時間が生まれます。そのため、ページごとの大きな構成と各ページの伝えたいことが決まるまでは紙に書き込むとよいです。実際に印刷するパワーポイントの資料の大きさと同じ大きさの紙に書くのがイメージしやすくてよいです。

 

7.いきなり完成形をつくらず、まず試作品を作りチェックをもらう

元マイクロソフト伝説のプログラマーである中島聡さん署の「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」に書いてありましたが、

「すべての仕事は、必ずなり直しになる」

とのことです。少なくとも上司に確認をお願いした場合、どこかしら修正が入ると思います。
そうだとすると、自分一人で何時間も悩むくらいなら、納期まで余裕がある状態で一応の形にして一回をチェックを受けるのが効率よいです。上司からしても納期ぎりぎりでチェックに持ってこられて「もう修正する時間がない」という事態よりは、納期まで余裕があるときにチェックに持ってこられる方が修正点のしやすく、またもし仕事が間違った方向に進められていたとしても軌道修正ができるので、助かると思います。

以上、「今すぐ真似できる、仕事を早く終わらせる超具体的な7つの方法。」でした。

 

読んで頂きましてありがとうございました。

Shingo

-仕事について

Copyright© とにかく笑えれば , 2019 All Rights Reserved Powered by STINGER.

%d人のブロガーが「いいね」をつけました。