仕事について

【仕事】「仕事を任されたらするべき8つのこと」を実践したら評価が上がった話。

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お疲れ様です。

本日は、まだまだ私が下っ端であるため(一般的に法務で29歳は結構若い方に入ります…)

仕事を任されたらするべき8つのことについて勉強しました。

勉強してみて、「なるほど!!」と思うことがありましたので共有いたします。

 

0.読んだ本

なお、以下は

基本的には、安達祐哉先生著の「仕事ができるやつ」になる最短の道

という本から学びました。

こちらの本です。
■今日からできること
■1週間程度でできること
■1か月以上しっかりと取り組むべきこと
■1年程度かけてじっくりと取り組むこと
■3年は取り組むべき大きなテーマ
■一生かけてやる価値のあること

というように、
手前の目標を立てたいときと、長期の目標を立てたいときに読む個所を分けることができますし、
1つの項目の中にたくさん会話が入っており、小説のようになってます。著者が見た風景が浮かびやすいため、
想像しやすく、実践しやすいです。
お勧めです。

 

自分にとってわかりやすく解釈をしたり、しっくりくる言葉を変えてみました。

 

 

1.納期を確認すること

仕事を頂いてから真っ先にすることは、まずは

納期を確認すること

ですね。

そもそも納期をしっかり確認しておかないと、提出や返信の時期がわかりませんし、優先順位がつけられません。

また、納期がすぐで時間がなければ、「無理です」という回答をする可能性もあります。「無理です」という回答を許さない会社もある気がしますが、本当に無理な場合でも、その回答を許さないのであれば、合理的ではないと思います。

一番問題なのは「やってもらえる」と思っていた人に対してぎりぎりになって、「申し訳ございません。できませんでした。」と回答してしまうことです。

そうなることが見えているのであれば、初めから断っておけば、依頼者は別の人にお願いできるわけですから。

 

2.仕事のゴールを明確にすること

こちらも納期と似ていますが、いつまでに、何をすればよいのか、どんなものを完成させる必要があるのか、を明確にしないと仕事のスケジュールや助けを求めることができません。

自分は何をするのか・どんなものを完成させるのか、「仕事のゴール」と言っていますが、この点はそれぞれピンとくる言葉でよいのかなと思います。

 

3.仕事を分割して、どの部分をいつまでに終わらせるか・誰かの助けが必要な場合は誰に助けを求めるかを決めること

仕事は、小さいタスクが合わさったものですので、まずはじめに依頼のメールをじっくり読んだり、メール分を印刷して書き込んでみたりして、細かい仕事に分解してます。

その中で、

「●●●さんに、●●●を聞いてみる」とか、「●●●をお願いする」等の細かいタスクに分解して、納期までにそれぞれの小さいタスクの納期を決めていきます。

また、小さいタスクに分解することで人に助けを求めることができます。

 

4.難しい仕事から取り掛かること

安達先生がおっしゃるには、いくつか仕事を受けた場合や、仕事を分解してみたら難しい仕事があった場合、難しい仕事から始めるべきであるとのことです。

理由は、難しい仕事は大体、自分の予想よりもはるかに時間がかかるから、だそうです。

自分もそう思います。

もっとも、さっさと終わりそうな仕事を片付けて、頭をすっきりさせて集中しやすい状況を作ることも1つの方法なのか?と思うときがあります。

また、難しい仕事に取り組んでいて、簡単ですぐ終わる仕事が残ってしまうのも問題かと思います。

結局は、バランスなのでしょうが、抱えている仕事が多いと色んな事を考えてしまいますし、何かを忘れてしまうおそれがありますので、簡単な仕事は先に終わらせてしまうのもありかなと思ってます。

 

5.行き詰ったらすぐに相談すること

 

6.仕事を任せてくれた方に随時報告をすること

正直、仕事を任せてくれた方、基本的には上司とクライアントが考えられると思います。

一番納得いったのは、「仕事を任せた側は常に不安だ」という一文です。

いわれてみれば当たり前なのですが、上司は自分に仕事を任せたけど、自分が仕事をしっかり完成させることができるかとても不安なわけです。

そこで、仕事を任せられた自分がするべきことは、

適切なタイミングで、

必要な事項を、

わかりやくす

報告することです。

ただし、状況によっては、特に予想外のことが起きてしまってパニくっている場合は、とりあえず、まずそうなことだけを速攻で相談することがありますが…。
(訴えられてしまいそうな場合とか…)

 

7.過去の例を探すこと

仕事を最初から最後まで自分の頭だけで進めてしまうのは時間の無駄です。

大体、自分の所属組織ができてから2、3年たっていればどこかしらに、今自分がぶつかっている仕事の前例がありますし、誰かが何かヒントを持っております。

そこで、まずは周りの誰かにヒントをもらいに行くべきです。

共有フォルダに格納されている場合もありますし、口頭で共有されている場合もありますが、1から自分の頭で考えても、すでにたまっているノウハウを超える案が、納期までの間に出る可能性はほぼ0です。

もっとも、自分でもまったく考えないというのは違うと思います。

私は、共有フォルダに何か前例の記録がないか探してみて、次に周りの先輩に相談してみて、知識を集めた後、自分で、

 

「もし、自分が個人で事業を経営していて、この問題にぶつかった場合どうするかな…」

 

ということを考えてから、上司などの承認権限のある方に

「●●●のように進めようと思うのですが、よろしいでしょうか?」と承認を得るようにしてます。

 

8.他人に助けてもらう場合は、早めに依頼をして、上記1~7を守ってもらうこと

他人にお願いする場合でも、その仕事は自分の仕事です。

そのため、お願いしたことが終わらなければダメですので、

いつまでに完成させてほしいのか、

何をしてほしいのか

等上記1~7を守ってもらうことが必要になります。

Shingo

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